Hoe je bedrijf tijd en geld bespaart met de juiste printoplossing
Elke dag worden er in Nederland miljoenen documenten afgedrukt. Toch denken veel ondernemers nauwelijks na over hun printoplossing. Een verrassend feit: onderzoek wijst uit dat bedrijven gemiddeld 1-3% van hun jaarlijkse omzet uitgeven aan print- en documentbeheer. Met de juiste keuzes kun je hier aanzienlijk op besparen, terwijl je tegelijkertijd de productiviteit verhoogt. Of je nu een startende ondernemer bent of een gevestigd bedrijf runt, de keuze van je printapparatuur kan een groot verschil maken in je dagelijkse bedrijfsvoering.
Slim printen: bespaar tijd en geld
De tijd dat een printer alleen papier uitspuugde, ligt ver achter ons. Moderne printoplossingen bieden tal van voordelen die direct bijdragen aan de efficiëntie van je organisatie. Allereerst zijn er de kostenbesparingen: nieuwere modellen zijn zuiniger met energie en verbruiksmaterialen. Een goed ingestelde printer kan het papierverbruik met wel 30% verminderen door standaard dubbelzijdig af te drukken.
Daarnaast zorgen geavanceerde functies voor een hogere productiviteit. Denk aan snel scannen naar e-mail, automatische documentherkenning en naadloze integratie met clouddiensten. Je medewerkers hoeven minder tijd te besteden aan het beheren van documenten en kunnen zich concentreren op hun kerntaken.
Ook op milieugebied zijn er grote stappen gezet. Een moderne zakelijke printer verbruikt niet alleen minder energie, maar is vaak ook gemaakt van duurzamere materialen. Sommige fabrikanten bieden zelfs programma’s aan voor het recyclen van toners en inktcartridges.
Kopen of leasen: wat is slimmer?
Bij het vernieuwen van je printapparatuur sta je voor een belangrijke keuze: koop je de apparatuur of ga je voor een leaseconstructie? Beide opties hebben voor- en nadelen die je zorgvuldig moet afwegen.
Kopen is de traditionele optie. Je betaalt eenmalig een bedrag en de printer is van jou. Dit kan voordelig zijn als je over voldoende budget beschikt en precies weet welke specificaties je nodig hebt voor de komende jaren. Het nadeel is dat je zelf verantwoordelijk bent voor onderhoud en reparaties en dat je apparatuur na verloop van tijd veroudert.
Een alternatief dat steeds populairder wordt is een zakelijke printer leasen. Hierbij betaal je een vast maandelijks bedrag en krijg je niet alleen de apparatuur, maar vaak ook service, onderhoud en soms zelfs verbruiksmaterialen. Dit maakt je kosten voorspelbaar en je hoeft je geen zorgen te maken over onverwachte reparaties. Bovendien kun je meestal upgraden naar nieuwere modellen als je contract afloopt, zodat je altijd met up-to-date technologie werkt.
Kies de juiste printer voor je bedrijf
Het selecteren van de juiste printoplossing vraagt om een goede analyse van je behoeften. Begin met het in kaart brengen van je printvolume. Hoeveel pagina’s druk je maandelijks af? Een te lichte printer voor een hoog volume leidt tot snellere slijtage, terwijl een te zware oplossing onnodig duur is.
Functionaliteit is een andere belangrijke overweging. Heb je alleen een printer nodig, of ook scan-, kopieer- en faxfuncties? Moderne multifunctionele apparaten combineren al deze functies in één machine, wat ruimte bespaart en vaak voordeliger is.
Let ook op de connectiviteit. Kan de printer draadloos verbinding maken met alle apparaten in je netwerk? Ondersteunt hij mobiel printen vanaf smartphones en tablets? In een tijd waarin flexibel werken steeds normaler wordt, is dit geen overbodige luxe.
Vergeet niet de gebruikskosten te berekenen. De aanschafprijs is slechts een deel van het verhaal; de kosten per afdruk (toner, inkt, papier, energie) bepalen uiteindelijk of een printer economisch verantwoord is voor je situatie.
De toekomst: digitaal en printen in één
Hoewel we steeds meer digitaal doen, blijft printen een alledaags onderdeel van veel bedrijfsprocessen. De toekomst van zakelijk printen ligt in de naadloze integratie met digitale workflows. Moderne printers fungeren steeds vaker als toegangspoort tussen de papieren en digitale wereld.
Slimme technologieën maken het mogelijk om documenten direct vanaf de printer naar een documentmanagementsysteem te scannen, automatisch te categoriseren en doorzoekbaar te maken. Dit vermindert niet alleen de papierberg, maar maakt informatie ook veel toegankelijker voor iedereen binnen de organisatie.
Voor bedrijven die hybride werken, zijn er printoplossingen die medewerkers in staat stellen om vanaf elke locatie printopdrachten te versturen, die dan worden afgedrukt wanneer ze zich bij een printer identificeren. Dit verhoogt niet alleen het gebruiksgemak, maar verbetert ook de documentbeveiliging.
De beste printstrategie voor je bedrijf
De juiste printoplossing verschilt per bedrijf. Wat werkt voor een administratiekantoor, is mogelijk niet ideaal voor een ontwerpbureau of een productiebedrijf. Door je specifieke behoeften zorgvuldig in kaart te brengen en de verschillende opties te vergelijken, kom je tot een oplossing die perfect aansluit bij je bedrijfssituatie.
Of je nu kiest voor koop of lease, voor een eenvoudige printer of een geavanceerd multifunctioneel apparaat: met de juiste keuze kun je aanzienlijk besparen op kosten en tijd, terwijl je tegelijkertijd je ecologische voetafdruk verkleint. En dat is niet alleen goed voor je bedrijf, maar ook voor de wereld om ons heen.
Ik ben Elly, een veelzijdige schrijver met een passie voor het verkennen van uiteenlopende onderwerpen. Of het nu gaat om maatschappelijke kwesties, technologie, gezondheid of cultuur, ik vind het fascinerend om me in nieuwe thema’s te verdiepen en mijn inzichten met anderen te delen. Mijn artikelen zijn een weerspiegeling van mijn nieuwsgierigheid en het verlangen om complexe informatie op een toegankelijke en boeiende manier over te brengen. Voor mij is schrijven een creatieve uitlaatklep en een manier om bij te dragen aan de kennis van anderen. Elk verhaal biedt een nieuwe kans om te leren en te groeien.
